Jylland/Fyn: 86 43 49 00 Sjælland: 57 61 46 67 - 46 15 36 00 stemas@stemas.dk

Whistleblowerpolitik for Stemas A/S

Formålet med whistleblowerpolitikken er at forklare, hvordan Stemas A/S´ whistleblowerordning fungerer og dermed undgå at potentielt vigtige forhold ikke bliver indberettet.

Introduktion til whistleblowerordning for Stemas A/S
Whistleblowerordningenfor Stemas A/S sikrer et højt beskyttelsesniveau for personer, der indberetter alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold. Ordningen kan benyttes, hvis man oplever eller har mistanke om disse alvorlige forhold i Stemas A/S eller ved forhold og aktiviteter med tilknytning til Stemas A/S. Stemas A/S er en ansvarlig virksomhed med en åben kultur, hvor alle kan føle sig sikre og ytre sig, hvis man oplever potentielle brud på lovgivningen. Som udgangspunkt opfordres medarbejdere til at tale med deres nærmeste chef eller et medlem af direktionen i disse situationer, men det er også muligt at benytte whistleblowerordningen.

I whistleblowerordningen kan medarbejdere i god tro foretage ikke-anonyme indberetninger om mistanke om potentielle brud på lovgivningen, herunder forhold som kan påføre Stemas A/S et økonomisk tab eller skade Stemas A/S´ omdømme.

Hvem kan indberette?
Indberetninger kan indgives af alle medarbejdere ansat iStemas A/S.

Hvad kan indberettes?
Der kan indberettes om forhold, hvori Stemas A/S´ medarbejdere og andre interessenter med tilknytning til Stemas A/S er involveret i aktiviteter med direkte relation til Stemas A/S. Dette gælder både ansatte, direktion og Stemas A/S´ valgte ledelse.

Hvilke forhold kan indberettes?
Whistleblowerordningen kan kun bruges til at indberette om mistanke om potentielle brud på lovgivningen i aktiviteter med relation til Stemas A/S.

Forhold som for eksempel utilfredshed med løn, samarbejdsvanskeligheder, mobning og overtrædelse af virksomhedens interne politikkerm.v. kan ikke indberettes via whistleblowerordningen. Det skal indberettes til nærmeste leder eller HR-afdelingen.

Forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, er for eksempel oplysninger om:

• Underslæb, tyveri, korruption, bestikkelse, bedrageri, svig, dokumentfalsk, interessekonflikter, afpresning og misbrug af intern viden,
• uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision,
• afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder,
• fysisk vold og seksuelle krænkelser.

Ovenstående liste er kun eksempler. Hvis du er i tvivl, om din observation skal indberettes eller ej, så opfordres du til at gøre det. Alle henvendelser besvares og behandles.

Hvem behandler indberetninger?
Indberetninger, der falder inden for rammerne af denne politik, behandles af Stemas A/S ´ whistleblowerudvalg. Udvalget består af: Thomas Fjordhøj, Aftersales managerJohs. Møllers Maskiner A/S– Thue Nissen, Aftersales Stemas A/S, Ronny Andresen, CFO JMM Groupog Laila Christensen, HRansvarlig JMM Group.
Kommer der indberetninger der omhandler afdelingen/selskabet hvor én af whistleblowerudvalgets medlemmer er ansat/leder, udtræder denne af udvalget og overlader undersøgelsen til de resterende 3 medlemmer af udvalget for at sikre inhabiliteten.
Nogle gange vil behandlingen evt. også foregå med hjælp fra eksterne parter, for eksempel advokater eller revisorer hvis dette skønnes nødvendigt af whistleblowerudvalget.

Hvordan indberetter man?
Der indberettes via mailadressen: whistleblower@stemas.dk



Alle oplysninger om whistleblowerordningenfindes på vores hjemmeside www.stemas.dk
Der kan ikke foretages indberetninger på andre måder.

Hvordan behandles indberetningerne?
Whistleblowerudvalget bekræfter modtagelsen af en indberetning indenfor syv dage. Indberetningen anses for modtaget samme dag uanset tidspunktet for modtagelsen. Det betyder, at en indberetning modtaget uden for almindelig kontortid anses for modtaget den pågældende dag.

Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af det indberettede.

Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist. Den person, der har indberettet sagen, vil få besked herom. Besked gives retur via den mailadresse indberetningen er sendt fra.

Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at indberetningen ikke kan karakteriseres som åbenlyst ubegrundet, bliver den nærmere undersøgt. Sagen behandles internt og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den eller de personer, der indberettes om. Herefter slettes sagen i systemet hos Stemas A/S.

Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning.

Sagen kan også være af en sådan karakter at eksterne parter såsom advokat eller revisor kan være nødvendig at rådføre sig med.

Alle indberetninger skal indgives i god tro. Det er vigtigt, at systemet ikke benyttes til beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer.

Efterfølgende afklaring og indhentning af yderligere dokumentation
Når man laver en indberetning, vil sagsbehandleren i whistleblowerudvalget hos Stemas A/S stille yderligere spørgsmål til sagen eller efterspørge yderligere dokumentationretur via samme mailadresse som der er indberettet fra.

Eventuel efterfølgende dialog beror alene på indberetterens villighed til at tjekke sin mail og besvare sagsbehandlerens spørgsmål.

Whistlebloweren vil modtage feedback på indberetningen. Det betyder, at whistleblowerudvalget i videst muligt omfang oplyser whistleblower om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, samt hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.

Feedbacken vil overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger.

Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.

Whistlebloweren vil modtage yderligere oplysninger om undersøgelsens forløb og udfald, hvis det er muligt under iagttagelse af gældende ret.

Whistleblowerudvalgethos Stemas A/S giver feedback om behandling af sagen til whistlebloweren inden for tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen. Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil udvalget orientere whistlebloweren herom, samt give information om hvornår eventuel yderligere feedback kan forventes.

Fortrolighed og IT-sikkerhed
Alle, der indberetter forhold i god tro, er beskyttet mod enhver form for repressalier. Ansatte i Stemas A/S, der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har indberettet i god tro, kan blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner. Stemas A/S vil i videst muligt omfang behandle indberetningen fortroligt.

Systemer som benyttes til at registrere indberetningerne, drives af et uafhængigt eksternt selskab som garanterer sikkerheden i systemerne. Overholdelse af GDPR-reglerne sker jf. ”JMM Groups retningslinjer for efterlevelse af persondataforordningen”. Al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er alene den ansvarlige sagsbehandler, der har adgang til indberetningerne.

Oplysning om registreringen til den indberettede person

Modtageren af indberetningen er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse kan videregives, så meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale.

Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetterensidentitet er kendt.

Spørgsmål

Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes til HR ansvarlig, Laila Christensen.

Mail: laila.christensen@jmm-group.com